Die mooie foto’s of die inspirerende opnames. In een doos op zolder worden ze sowieso niet gezien, en liggen ze wellicht zelfs te vergaan, te verkleuren en/of te vervagen! Maar digitaal en online kun je er van alles mee! Hoe digitaliseer je je archiefmateriaal? En waar bewaar je al het digitale materiaal? We gaan in gesprek met Tommy Ventevogel van Stadsarchief Rotterdam én tevens een van de coaches van Het Archieftraject. Hij geeft je tips en tricks om te gaan digitaliseren: of je het nou zelf gaat doen of gaat uitbesteden.
Tommy treft Guido Jansen van Podiumkunst.net in de Esschert Zaal van de Stadsschouwburg Utrecht. Guido valt meteen met de deur in huis en vraagt Tommy hoe zijn eigen archief er eigenlijk bijstaat. “Rommelig” geeft Tommy toe, “ik heb daar niet de aandacht aan besteed die ik van anderen verlang.” Wat verlangt Tommy dan eigenlijk wel als we het hebben over archiveren?
Ik blijf het een moeilijke vraag vinden om aan een levend kunstenaar te vragen hoe het er met diens archief voor staat.
Digitaliseren of preserveren?
“Als je kijkt naar de fysieke wereld, de fysieke objecten om je heen, zijn die allemaal onderhevig aan verval. Dus elke dag dat je daar niks mee doet zijn ze langzaam maar zeker aan het vergaan” schetst Tommy. “Door die objecten te digitaliseren kun je hun identiteit vangen en vastzetten”. Dit verval geldt ook zelfs voor ‘digital born’ archieven. Denk bijvoorbeeld aan bitrot of codes die plots niet meer gelezen kunnen worden. Je kunt dus niet alleen maar digitaliseren; je moet ook preserveren. Meer lezen en horen over duurzaam digitaliseren? Bekijk het Archiveren voor Dummies webinar #2 terug – Digitaal vergaat niet, toch? Duurzaam digitaal bewaren.
Van chaos naar maatwerk
Hoe start je met het digitaliseren van jouw fysieke archief? Tommy noemt dit startproces ‘van chaos naar maatwerk’. Je moet eerst identificeren wat je hebt en die objecten ga je dan categoriseren op basis van de soorten ‘dragers’ die je tegenkomt. Vervolgens moet je de materiële staat inspecteren; welk object schreeuwt het meest om hulp? Filmmateriaal kan bijvoorbeeld zijn verzuurd en gekrompen waardoor deze niet meer stabiel is. “Als je vraagt, hoe begin ik, zou ik starten met het opdoen van enige basiskennis over verschillende types dragers. VHS banden vragen om heel andere zorg dan acht millimeter film” legt Tommy uit. Deze basiskennis kan je vaak via Google al vinden, maar kijk ook eens bij Project TRACKS of het Spoorboekje Digitaliseren Erfgoedcollecties, of neem contact op met je stads- of gemeentearchief. Tot slot ga je de gevaarlijke situaties isoleren en prioriteren op basis van urgentie.
Waarom schreeuwen bepaalde objecten dan meer om hulp dan anderen? Verschillende objecten zijn onderhevig aan verschillende soorten degradatie. Bijvoorbeeld kleurverschuivingen (kleurverlies), (actieve) schimmel, azijnsyndroom (verzuring), Sticky Shed Syndrome, vingerafdrukken, krassen, nitraat enz. Vooral als iets gek begint te ruiken, bijvoorbeeld naar azijn of schimmel, wordt het aangeraden deze meteen te isoleren.
Het vakgebied van archiveren zit vol met scheikundige zaken waar we steeds meer over leren. Onze ogen kunnen vaak geen onderscheid maken tussen degradatie, en dan is een beetje basiskennis van scheikunde en natuurkunde erg handig.
Onbruikbare dragers
We hebben het veel over de wat oudere media. Wat doe je met die media waar je geen afspeelapparatuur meer voor hebt staan? “Als je een tweedehands winkel binnenloopt kom je meestal nog wel een aantal VHS spelers tegen” vertelt Tommy, “en er zijn tegenwoordig zelfs commerciële oplossingen om thuis je VHS banden te digitaliseren.” Maar toch zijn er nog genoeg dragers die een kort leven hebben gehad. Om die dragers af te spelen kom je vaak uit bij de specialisten; de archieven, computermusea etc. Meemoo in Vlaanderen heeft de kennistool kenjedrager.be die je helpt jouw drager te identificeren en daarvoor plannen te maken.
Preserveren op niveau
Preserveren kun je op verschillende niveaus aanpakken. Het hoogste niveau is het ‘substitutie-niveau’, waarbij je het fysieke object zó goed digitaliseert dat mocht je het fysieke object kwijtraken of deze dusdanig degradeert, je een exacte kopie kunt produceren op basis van jouw digitale bestand. “Je neemt dus alles mee in jouw preserveringsproces. Dus bijvoorbeeld ook de achterkant van een schilderij” voegt Tommy toe. Het tweede niveau betreft de leesbaarheid / zichtbaarheid van de preservering. Hier gaat het dus niet om de details; de precieze vezels of kleuren hoeven niet worden overgenomen. “Als je leesbaarheid van een voorstelling op dit niveau preserveert is de voorstelling gewoon nog te volgen”. Het derde niveau is wat “controversieel” vindt Tommy. “Je maakt alleen een snapshot, een kiekje. Je maakt bijvoorbeeld een foto van een heel vel fotonegatieven, of een foto van de hele opslag en niet alle objecten één voor één. Dit is een handige manier als je alleen een algemeen overzicht wil hebben van wat er is.”
Duurzaam digitaal opslaan
Nu heb je besloten welke objecten op welke manier gedigitaliseerd gaan worden. Maar ook de keuze voor jouw digitale opslag vraagt om een bepaalde mate van duurzaamheid. Dataschijven kennen bitrot; ook software kan over tijd in verval raken. De serverruimte/cloud is ook van belang. Wie beheert deze opslag? En waar? “Vaak betaal je voor deze ruimtes of clouds en die moeten natuurlijk wel betaald blijven worden in al die jaren daarna. Wie gaat dat doen?” legt Tommy uit. Tot slot moet je altijd rekening houden met technologische ontwikkelingen. Is de data op termijn migreerbaar naar een andere digitale opslag?
Verder aan de slag
Heb je de smaak te pakken? Kijk dan eens op deze pagina van Project TRACKS waarin ze vier belangrijke zaken uitlichten wanneer je tekst of beeldmateriaal gaat digitaliseren, én tips voor het instellen van de juiste ppi of bitdiepte van je apparatuur.
Meer informatie
Download de presentatie van Tommy Ventevogel of kijk het gehele webinar terug. Heb je vragen over hoe te starten met jouw digitale archief? Je kunt alle Archiveren voor Dummies webinars hier terugkijken of -lezen. Je kunt ook jouw archiefvraag doorsturen naar loket@podiumkunst.net en houd de agenda in de gaten voor de zesde sessie uit de Archiveren voor Dummies reeks.
