Op donderdag 14 april 2022 trapte Podiumkunst.net de webinar-reeks Archiveren voor Dummies af met de sessie Absolute beginners: Hoe start ik met mijn digitale archief?. In deze eerste sessie werden deelnemers door Mariet Calsius en Elias Feys van CEMPER door de vier stappen van het startproces meegenomen aan de hand van Project TRACKS. Pieter Jongelie bood daarna praktijkvoorbeelden aan van de digitale bladmuziek-inventaris bij Orkest de Ereprijs.
Wij geven je hier het overzicht van de stappen waarmee jij kunt starten met het ordenen van jouw fysieke en/of digitale archief tot het digitaal beschikbaar stellen van de overzichten en bestanden.
Project TRACKS
Stap 1: Waarom archiveren?
Archiveren in de podiumkunsten-sector behartigt drie voornaamste belangen: het eigenbelang, een maatschappelijk belang en een wettelijk belang. Een goed georganiseerd archief is voor jezelf en je organisatie natuurlijk gewoon erg praktisch. Zo ben je niet onnodig tijd kwijt aan het doorzoeken van papieren of digitale bestanden. Daarnaast is je archief ook een geheugensteun voor een consequente werking van je organisatie; je kan gemakkelijk opzoeken hoe iets vorig jaar is gedaan en je daardoor laten inspireren voor het opnieuw uitvoeren van een stuk of artistieke inspiratie opdoen voor een compleet nieuwe voorstelling.
De podiumkunsten zijn ook een belangrijk onderdeel van het geheugen van jouw stad, provincie of zelfs heel Nederland. Jouw werk is een representatief onderdeel van de maatschappij en kan ook de basis vormen voor waardevol onderzoek of nieuwe uitvoeringen. Tot slot zijn we verplicht bepaalde documenten (tijdelijk) bij te houden, bijvoorbeeld contracten, bepaalde boekhoudkundige documenten of verzekeringen.
Stap 2: Afspraken maken
Het is essentieel om duidelijke afspraken over de zorg van jouw archief te maken en deze afspraken moeten door de gehele organisatie worden gedragen. Je kunt denken aan het aanwijzen van een eindverantwoordelijke voor het archief, de (mappen)structuur en ordening ervan, naamgeving van mappen en bestanden, versiebeheer, de selectie van wat er bewaard wordt en ga zo maar door.
Stap 3: Overzicht maken
Voordat je een helder overzicht kunt maken van jouw archief moet je je eerst nog een aantal zaken afvragen: zijn er al eerdere acties met het archief ondernomen? Bestaan er al digitale lijstjes of overzichten van het materiaal? Zijn er andere organisaties of bewaarinstellingen die een deel van jouw archief in bezit hebben? Zijn er digitale zaken gaandeweg verloren gegaan door bijvoorbeeld een server crash?
Maak vervolgens een overzicht van de huidige fysieke en digitale locaties (harde schrijven, USBs, Google Drives etc.) van jouw archiefmateriaal, check of jouw gekozen coderingssysteem (bijvoorbeeld alfabet codes) nog klopt en dan kun je starten met een digitaal overzicht! Dit wordt niet een statisch overzicht, maar een werkdocument die de basis voor jouw verdere archiefbeheer vormt.
Stap 4: En daarna?
Het overzicht dat je hebt gemaakt in de vorige stap is geen eindpunt. Integendeel, het is een vertrekpunt om de benodigdheden voor jouw archiefzorg op te merken. Analyseer de informatie die je hebt verzameld: tref je bijvoorbeeld een harde schijf aan zonder te weten wat er op staat? Controleer dan de inhoud. Is de zolderruimte met de nieuwe geïmplementeerde structuur niet meer geschikt als archiefruimte? Zoek dan een betere ruimte. En misschien kun je wel vaststellen dat jouw archiefcollectie fysiek en digitaal prima geordend is!
Belangrijk is dat de opgestelde overzichten in de mappenstructuur vindbaar zijn voor de medewerkers van de organisatie en misschien zelfs voor het breder publiek. Zorg dat de eventuele mappenstructuur van duidelijke benamingen is voorzien en check ook de rechten die van toepassing zijn op je archief. Wees je tot slot ook bewust van de eventuele risico’s van het delen van jouw fysieke én digitale archief, zowel met interne als externe partijen.
Aan de slag met Orkest de Ereprijs
Orkest de Ereprijs ziet haar werk van de afgelopen 40 jaar als de legacy van het orkest. Artistiek leider, Wim Boerman, wist zijn weg door het nog te ordenen en te digitaliseren archief van het orkest te vinden. Maar niemand kende die weg zo goed als Wim en wat zou er gebeuren als hij een keer zou vertrekken? Kortom, er was een inventarisatie nodig om die kennis door te geven en de legacy van het orkest in stand te houden.
De eerste indruk van de bladmuziek in het archief van Orkest de Ereprijs was nogal chaotisch: grote mappen die tot de nok toe waren gevuld en vaak bij elkaar werden gehouden door plakband. Het overzicht, dat op maand en jaar of per project was georganiseerd, zat in het hoofd van Wim. Een zoektocht naar een compositie volgens die ordening zou teveel tijd kosten en Pieter besloot daarom om de namen van de componisten als ruggengraat van het muziekarchief te nemen zodat een alfabetische ordening mogelijk was. Dat moest fysiek gebeuren en de mappen kregen in de kast een bepaalde code. Die structuur werd later ook in een digitaal bestand overgenomen.
Al draagt hoofdzakelijk Pieter de zorg voor het archief, het orkest werd ook ingeschakeld. Alle leden kwamen enkele dagen bijeen om hun partijen terug te brengen. Zij ordenden deze per instrument op alfabet en droegen hun stapeltje dan over aan Pieter.
Om de inventarisatie te digitaliseren heeft Pieter gewerkt met Filemaker. Pieter dacht namelijk al een stap vooruit; hoe link ik mijn overzicht ook meteen aan een daadwerkelijke digitaal archiefsysteem? Veel organisaties leveren hun Exceloverzicht aan aan een externe partij die het archief dan beheert. Pieter wilde de afhankelijkheid van een externe partij vermijden en de vrijheid behouden om het systeem te organiseren rondom de maker, in dit geval de componist. Een archiefsysteem met die flexibiliteit had Pieter nog niet ontdekt. Bovendien gaf Filemaker snel resultaat en is het nog makkelijk verder te ontwikkelen.
Momenteel is het digitale archief van Orkest de Ereprijs alleen nog beschikbaar voor leden. De overzichten in Filemaker zijn gekoppeld aan de webinterface en orkestleden kunnen deze raadplegen door in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Leden zijn niet bevoegd om veranderingen aan de database te maken, wel kunnen zij vragen en suggesties achterlaten als ze bijvoorbeeld een verkeerd gespelde naam tegenkomen. Zo waakt Pieter voor de digitale risico’s van het beschikbaar stellen van de informatie. De database bevat ook niet de originele digitale bestanden, maar links naar de mappen in Google Drive met digitale items en online publicaties.
Verbinden van de podiumkunst-archieven
Het mooiste zou zijn als de collectie van Orkest de Ereprijs ook digitaal verbonden kan worden aan andere gelieerde collecties uit de podiumkunsten; zo krijgen we een compleet beeld van het Nederlands podiumkunst-erfgoed. Hiervoor werkt Podiumkunst.net toe naar een digitaal platform speciaal voor de podiumkunsten; met het ontwerp van een digitale infrastructuur gebaseerd op het RDA-model moeten podiumkunst-organisaties hun digitale archief beschikbaar kunnen maken voor hun leden, professionals en het bredere publiek. Het model biedt veel ruimte om de zogenoemde ‘properties’ te personaliseren per type podiumkunst-organisatie en per doel. Zo kan het doel, bijvoorbeeld ‘compositie voor theateruitvoering’, van de bladmuziek van Orkest de Ereprijs onder het overkoepelende doel ‘compositie voor orkest’ worden gehangen. Met het beoogde digitale platform biedt Podiumkunst.net daarnaast organisaties uit de sector de mogelijkheid om hun archieven aan elkaar te koppelen door middel van een overkoepelende knowledge graph.
Meer informatie
Download de presentaties van CEMPER en Orkest de Ereprijs of kijk het gehele webinar terug. Heb je vragen over hoe te starten met jouw digitale archief? Stuur dan een mail naar loket@podiumkunst.net en houd de agenda in de gaten voor de tweede sessie uit de Archiveren voor Dummies reeks.
