In de eerste helft van 2023 startte Podiumkunst.net een pilot om te onderzoeken of het collectiebeheersysteem Omeka S en muziekcollecties bij elkaar passen. De resultaten zijn positief, maar één vraag blijft. Op welke manier richten we Omeka S slim in zodat het rekening houdt met de RDA structuur van Werken, Expressies, Manifestaties en Items?
Een pilot met muziekcollecties
Podiumkunst.net deed onderzoek naar collectiebeheersystemen die passen bij podiumkunstencollecties én Linked Data in RDA. Omeka S viel op. Het is een open source systeem dat als traditioneel collectiebeheersysteem voor de erfgoedsector ontwikkeld is en Linked Data als basisprincipe kent. Samen met instellingen en specialisten uit het muziekdomein heeft Podiumkunst.net onderzocht of Omeka S een passend systeem is.
Het doel van de pilot was om:
- Te weten of Omeka S aansluit bij muziek- en andere podiumkunstcollecties;
- Te begrijpen welke (technische) kennis, tijd en andere zaken nodig zijn;
- Knelpunten en risico’s te benoemen.
Een onbeantwoorde vraag
De pilot was succesvol, een aantal deelnemers gaat door met Omeka S, toch blijft één vraag nog onbeantwoord. Op welke manier richten we Omeka S slim in zodat het rekening houdt met de RDA structuur van Werken, Expressies, Manifestaties en Items?
Het oorspronkelijke idee was om verschillende resource templates, of sjablonen, voor Werken, Expressies, Manifestaties en Items te maken. In de praktijk zorgt dat voor onduidelijkheid bij gebruikers van het collectiebeheersysteem, bovendien is niet altijd alle informatie beschikbaar. De terminologie van RDA, en met name de begrippen Expressie en Manifestatie, zijn ontoegankelijk.
Tijdens de pilot is gekozen voor het samenvoegen van de benodigde eigenschappen voor Werken en Expressies in een resource template Werk, en het bundelen van de eigenschappen voor Manifestaties en Items in een resource template Object. Daarnaast is er een resource template voor Personen en Instellingen gemaakt. Dit lijkt meer toegankelijk voor de gebruikers van het systeem. Maar verliezen we op deze manier de RDA structuur niet helemaal uit het oog?
Podiumkunst.net wil een antwoord vinden op de vraag door samen met organisaties actief met collecties aan de slag te gaan. De praktijk zal inzichten geven die de opzet van de resource templates helpen verbeteren.
Tastbaar resultaat
Naast een vraag had de pilot ook geslaagde en bruikbare resultaten. De beknopte handleiding is daarvan een voorbeeld. De handleiding geeft specifieke suggesties voor podiumkunstcollecties en bevat een stappenplan, wenken voor hosting en installatie, en er zijn verwijzingen te vinden naar relevante informatie elders. Instellingen en ontwikkelaars kunnen de handleiding naast de documentatie van Omeka S gebruiken. Een aantal proeflezers beoordeelt of het document voldoende handvatten biedt. Daarna zal Podiumkunst.net de handleiding ook publiceren.
Wil je meedenken of heb je tips? Mail naar mirjam@podiumkunst.net
