Je wilt aan je archief werken, maar wie kan je daarbij helpen? Gelukkig zijn daar al verschillende partijen voor! Er zijn organisaties die speciaal zijn toegewijd aan het helpen van mensen bij hun archiefambities. Zij staan klaar om je te begeleiden om jouw archief toekomstbestendig te maken. In de achtste editie van Archiveren voor Dummies genaamd ‘Hulp inschakelen – wie is wie in de erfgoedsector?’ hebben we gesproken met vier experts op het gebied van archiveren, digitaliseren en het toegankelijk maken van cultureel erfgoed.
Tijdens het webinar deelden Rowan Huiskes, digitaal erfgoedcoach bij Erfgoedhuis Zuid-Holland en het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), Saskia Arentsen, communitymanager bij AVA_Net, Inge Baars, communitymanager bij KIA, en Lisa Lucassen, collectiespecialist bij de Theatercollectie van het Allard Pierson, inzichten in hun werkzaamheden en expertises en gaven ze informatie, tips en tools die jou kunnen helpen bij het realiseren van jouw archiefdoelen en het beantwoorden van al jouw archiefvragen.
Digitaal erfgoedcoach
Rowan adviseert over digitaal erfgoed, collectieregistratie en digitaal archiveren. Hij vertelt dat bijna elke provincie een digitaal erfgoedcoach heeft, werkzaam bij een provinciaal erfgoedhuis en vaak aangesteld via het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en Stichting OPEN. ‘‘Een digitaal erfgoedcoach biedt ondersteuning aan diverse erfgoedinstellingen, variërend van kleine archieven tot musea en historische verenigingen. Ik doe dat vanuit Erfgoedhuis Zuid-Holland voor de provincie Zuid-Holland’’ vertelt Rowan.
Starten met digitaliseren: de eerste stappen
Voor degenen die aan de slag willen gaan met het digitaliseren en toegankelijk maken van hun archief, heeft Rowan enkele belangrijke tips: “Weet waar je op dit moment staat en waar je uiteindelijk naartoe wilt. Je kan de zelfscan van het NDE invullen om daarachter te komen. Zo ontdek je welke stappen je als eerste moet zetten.” Daarnaast moedigt hij aan om het Spoorboekje Digitalisering Erfgoed Collecties te raadplegen, waarin informatie te vinden is voor degenen die hun erfgoedcollecties willen ontsluiten, digitaliseren en verbinden.
Ondanks al deze handleidingen en websites begrijpt Rowan dat archiveren en digitalisering ingewikkeld kunnen zijn, vooral voor degenen die er net mee beginnen. ‘‘Schroom niet om je vragen neer te leggen bij een digitaal erfgoedcoach, want wij zijn er ook om jou te helpen.’’ Als laatst voegt hij toe dat het NDE allerlei middelen, financieringsregelingen, kennisuitwisselingssessies en andere vormen van hulp bij digitalisering aanbiedt. ‘‘Ik adviseer om regelmatig de website en nieuwsbrief van het NDE te raadplegen om op de hoogte te blijven van beschikbare bronnen en mogelijkheden.’’
Schroom niet om je vragen neer te leggen bij een digitaal erfgoedcoach, want wij zijn er ook om jou te helpen.
De Theatercollectie van het Allard Pierson
De Theatercollectie van het Allard Pierson omvat een rijke geschiedenis van vier eeuwen theater, met diverse disciplines zoals toneel, dans, mime, poppenspel, opera en ballet. Lisa is Collectiespecialist Theater bij het Allard Pierson en levert vanuit haar rol een bijdrage aan het verzamelen, behouden en delen van de culturele schatten die het theater te bieden heeft. ‘‘Wanneer een theatergezelschap stopt of een nieuwe fase ingaat, of een individu een bijzonder archief heeft dat die wil overdragen, dan worden die archieven vaak aan ons overgedragen. Om te bepalen of de archieven bij ons bewaard kunnen worden, wordt er gekeken naar de historische waarde en uniciteit van het materiaal”, vertelt Lisa. ‘‘We kunnen helaas niet alle archieven bewaren, maar we proberen altijd weloverwogen keuzes te maken in wat we wel en niet in bewaring nemen en verwijzen waar mogelijk de collectiehouders door naar de gemeente- en stadsarchieven, musea of andere instellingen.’’ Daarnaast ontvangt de Theatercollectie vragen van individuen en theatergezelschappen over hoe zij hun eigen archieven duurzaam kunnen bewaren. ‘‘Wij staan altijd open voor dat soort vragen’’ zegt Lisa.
Het inventariseren en overdragen van podiumkunstarchieven
Lisa benadrukt het belang van voorwerk bij het overdragen van archieven. ‘‘Je kan bijvoorbeeld beginnen met het ordenen en ontdubbelen van je materialen. Daar heeft DEN Kennisinstituut cultuur & digitale transformatie een goede handleiding voor”, vertelt Lisa. ‘‘Daarnaast kan je ook alvast kritisch kijken naar welke materialen weg kunnen. Niet alles hoeft namelijk bewaard te worden. Financiële gegevens die al langer dan tien jaar in de archiefkast liggen, kunnen vaak weg. En je hoeft ook geen honderden foto’s van één voorstelling te hebben. Tien goede foto’s zijn meestal genoeg.’’ Lisa voegt daaraan toe dat het eveneens verstandig is om de geschiedenis van de organisatie of het gezelschap in kaart te brengen. ‘‘Dit helpt bij het inventariseren en begrijpen van het archief. Je kan de TheaterEncyclopedie en de Theatercollectie daarvoor als bron gebruiken.”
Het doel van Allard Pierson is dat unieke en relevante stukken behouden blijven die de geschiedenis van theater in Nederland zo veel mogelijk weerspiegelen.
AVA_Net en het bewaren van audiovisuele archieven
Als je een audiovisuele collectie hebt en meer wilt weten over hoe je daarmee om moet gaan, dan kan je terecht bij AVA_Net. AVA_Net is het netwerk voor audiovisuele collecties in Nederland. Saskia is als community manager de verbindende schakel binnen dit landelijke kennisnetwerk en geeft vorm aan de inhoudelijke kennisactiviteiten. ‘‘Wij organiseren allerlei activiteiten om kennisdeling mogelijk te maken”, vertelt Saskia. ‘‘Zo organiseren we webinars, jaarlijkse symposia, delen we kennisblogs en informatie in onze nieuwsbrieven en hebben wij een kennisbank waar mensen informatie over AV en AV-archivering kunnen vinden.’’
De community van AVA_Net
Volgens Saskia is de community van AVA_net de kracht van het netwerk. De AV-erfgoedspecialisten vormen een waardevolle bron van kennis die bijdraagt aan het succesvol beheren van audiovisueel erfgoed. ‘‘Ze wisselen onderling een hoop kennis en tips uit, bijvoorbeeld over de aanschaf van nieuwe digitaliseringsapparatuur.’’ Saskia moedigt iedereen met vragen, ideeën of behoefte aan ondersteuning aan om AVA_Net te volgen en eventueel contact op te nemen via het algemene e-mailadres. ‘‘Wij hebben zelf niet alle kennis in huis, maar wel een groot en divers netwerk, variërend van grote instituten zoals Beeld & Geluid tot individuen die verantwoordelijk zijn voor lokale audiovisuele collecties. Zo kunnen we mensen met elkaar in contact brengen.’’
Het delen van kennis over audiovisuele archieven is essentieel, vooral voor degenen die alleen werken. Daarom is de community van AVA_Net de kracht van het netwerk.
KIA, Kennisnetwerk Informatie en Archief
Voortbordurend op het idee dat het delen van kennis essentieel is, vertelt Inge over KIA, Kennisnetwerk Informatie en Archief. KIA is een on- en offline community van professionals die samen archief- en informatiebeheer naar een breder en hoger niveau tillen. ‘‘Het platform van KIA is opgericht zodat mensen hun kennis en ervaringen op het gebied van archief en informatie kunnen delen en biedt een broedplaats voor discussies en samenwerkingen tussen vakgenoten. Ons streven is om samen met mensen uit het veld het vakgebied naar een hoger niveau te tillen.’’
Een platform voor iedereen
Via de online community hebben leden van KIA toegang tot themagroepen en samenwerkingsgroepen waar professionals vragen kunnen stellen, praktijkvoorbeelden kunnen delen en van elkaar kunnen leren. Een voorbeeld is de community particuliere archieven, waar Lisa en Rowan ook lid van zijn. Daarnaast organiseert KIA verschillende evenementen, zowel on- als offline. Een jaarlijks terugkerend evenement is de KIA Thematiendaagse waar gedurende tien dagen méér dan vijftien on- en offline sessies worden gehouden over specifieke onderwerpen. ‘‘Dit jaar is het thema E-depot’’, vertelt Inge. ‘‘De Thematiendaages vindt dit jaar plaats van 18 tot 29 maart en is een goede plek om je netwerk uit te breiden en natuurlijk nieuwe kennis op te doen.’’
Ons streven is om zowel online als offline een levendige ontmoetingsplek te zijn voor allen die betrokken zijn bij archieven en informatie. Hier delen we ervaringen en werken we samen aan het versterken van het vakgebied.
Nieuwsgierig naar het gesprek tussen Tamar, Rowan, Lisa, Saskia en Inge? Kijk dan het gehele webinar terug. Heb je vragen over hoe te starten met jouw digitale archief? Je kan alle Archiveren voor Dummies webinars hier terugkijken. Wil je meer weten over organisaties die jou kunnen helpen met je archief? Lees dan onze Handleiding Archiefbeheer: vind de juiste ondersteuning en expertise. Je kan ook jouw archiefvraag aan ons stellen via loket@podiumkunst.net. Houd vooral ook onze agenda in de gaten voor de negende sessie uit de Archiveren voor Dummies reeks.
