In de wereld van kunst- en cultuur is een goed georganiseerde inventaris van je archief van onschatbare waarde. Stel je eens voor: een kunstenaar op zoek naar inspiratie, een historicus die de geschiedenis van een bepaalde periode bestudeert, een ontwerper die een nieuw project begint, of jijzelf die terugkijkt naar vorige projecten voor inspiratie in het heden. Voor al deze mensen kan een overzichtelijke catalogus van creaties en hun locaties enorm waardevol zijn. Maar hier zit de uitdaging: vaak ontbreekt het culturele makers aan kennis en middelen om zo’n inventaris op te zetten.
Om deze reden hebben Podiumkunst.net en het Netwerk Archieven Design en Digitale Cultuur (NADD) samen Het Inventarisatietraject gelanceerd. In 2023 werd de eerste versie van het traject uitgevoerd. Ashna Wiegerink, masterstudent in Archival & Information Studies, heeft onderzoek gedaan naar Het Inventarisatietraject om inzicht te krijgen in hoe culturele instellingen en makers een duurzame inventaris van hun collectie kunnen opzetten en onderhouden. In dit artikel worden de belangrijkste bevindingen van haar onderzoek samengevat.
Inventaris vs. archief
Hoewel een inventaris niet hetzelfde is als een archief, is het toch nuttig om een inventaris te hebben wanneer je een archief beheert. . Om het onderscheid tussen de inventaris en het archief te verduidelijken, gaat Ashna in haar onderzoek dieper in op deze twee termen. In haar onderzoek beschrijft Ashna ‘het archief’ als de verzameling van collecties en documenten van een (culturele) instelling of maker. De term ‘inventaris’ verwijst specifiek naar de catalogus van objecten of documenten binnen het archief, inclusief de bijbehorende metadata. Het Inventarisatietraject van Podiumkunst.net en NADD begeleidt deelnemers bij het inventariseren van hun (digitale) archief. Deelnemers leren hoe ze hun archief kunnen beschrijven en organiseren, met als doel meer inzicht te krijgen in wat ze hebben en het gemakkelijker te kunnen raadplegen. Uiteindelijk biedt deze inventaris weer de basis voor het toegankelijk maken van het archief.
Wat is duurzaam inventariseren?
Beginnen met inventariseren is één ding, maar het is even belangrijk om ervoor te zorgen dat er voortdurend wordt gewerkt aan het waarborgen van de voortgang op lange termijn.Daarom is ‘duurzaamheid’ een centraal aspect in Ashna’s onderzoek. In haar onderzoek verwijst ‘duurzaamheid’ specifiek naar het vermogen van het inventarisatie-initiatief om te blijven bestaan, zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en levensvatbaar te blijven. Dit houdt in dat mensen, middelen, technologieën en werkmethoden zo worden ingezet en strategisch worden gebruikt dat inventariseren een belangrijk onderdeel blijft van de dagelijkse praktijk, ook na afronding van Het Inventarisatietraject.
Hoewel het traject dient als springplank om een goede inventaris op te bouwen, is het uiteindelijk van essentieel belang dat dit op lange termijn wordt voortgezet. Om dit te waarborgen, benadrukt Ashna dat het integreren van duurzaamheid vanaf het begin prioriteit moet krijgen. Een onderdeel daarvan is begrijpen welke aspecten een bedreiging kunnen vormen tijdens het proces of wat juist vanzelfsprekend is.
Het deelnemersprofiel
Ashna heeft op basis van de eerste editie van Het Inventarisatietraject vier kenmerken geïdentificeerd die het profiel van de deelnemers vormen. Deze kenmerken kunnen als leidraad dienen om potentiële kansen en bedreigingen te identificeren voor het opzetten van een duurzame inventaris, en helpen deelnemers bij het nemen van de juiste beslissingen tijdens en na het traject. Door zich bewust te worden van deze kenmerken en de invloed daarvan op hun inventarisatie-initiatieven, kunnen deelnemers gerichter werken aan het verbeteren en duurzaam onderhouden van hun inventaris. Het deelnemersprofiel is bedoeld als dynamische tool die aangepast en uitgebreid kan worden op basis van de behoeften van de deelnemers van toekomstige trajecten.
Een van de belangrijkste uitkomsten van mijn onderzoek was de creatie van een 'deelnemersprofiel' voor Het Inventarisatietraject om cultuurproducerende instellingen aan het begin van het traject te voorzien, zodat ze kunnen beginnen met het proces van zelfreflectie dat nodig is om te identificeren hoe bepaalde kenmerken van hun instelling de duurzaamheid van het traject zullen beïnvloeden.
De vier kenmerken
Ashna heeft het deelnemersprofiel ontwikkeld om instellingen en makers te helpen op zichzelf te reflecteren. Met het profiel kunnen deelnemers aan de hand van vier kenmerken de impact van hun situatie op duurzaamheid voorspellen. Het profiel belicht de sterke en zwakke punten van deze kenmerken, om deelnemers te helpen kansen en bedreigingen te identificeren. De vier kenmerken zijn: bewaarregelingen, organisatiestructuur, gepland gebruiksscenario en ervaring met archiveren.
Bewaar regelingen (Custodial arrangement), oftewel het niveau van bereidheid van de deelnemer om de collectie te behouden. Sommige deelnemers willen alles bewaren, terwijl anderen bijna niets willen behouden. Er zijn ook deelnemers die zich ergens tussen deze uitersten bevinden. Dit kenmerk heeft aanzienlijke implicaties voor de benodigde middelen en juridische overwegingen, zoals te zien in de sterkte-zwakte analyse in figuur 1.
Organisatiestructuur (Organisational Structure): Hoe de organisatie is ingericht kan ook invloed hebben op de duurzaamheid van de inventaris. Of er sprake is van een sterke hiërarchie of meer van een genetwerkte organisatie brengt eigen kansen en risico’s met zich mee.
Gepland gebruiksscenario (Planned Use-Case): In hoeverre de deelnemer een duidelijk doel voor ogen heeft voor hoe diens inventaris zal worden gebruikt. Dit doel zal gevolgen hebben voor de ontwikkeling van de inventarisstructuur.
Archief ervaring (Archival Experience): In hoeverre er bij de deelnemer al sprake is van een bestaande inventaris, en het beheer daarvan, en wat de mate van basiskennis is over archiveren bij de deelnemer. De deelnemers kunnen variëren in hoeveel ervaring ze met archiveren hebben, van enige ervaring tot helemaal geen ervaring. Dit kenmerk kan zowel de leerervaring tijdens als na het traject beïnvloeden.
Conclusie
Het belang van een goed georganiseerde inventaris kan niet worden onderschat: het vormt de ruggengraat voor toegankelijke en goed onderhouden archieven. Met het deelnemersprofiel kunnen culturele instellingen en makers inschatten waar zij staan met betrekking tot hun inventaris-zorg en welke kansen en risico’s in hun situatie kunnen spelen. Door zich hiervan bewust te worden, kunnen ze gericht werken aan het onderhouden en versterken van hun inventaris, wat weer bijdraagt aan een rijker cultureel erfgoed voor toekomstige generaties. Daarom is het voor culturele instellingen belangrijk om te weten welke problemen ze kunnen tegenkomen. Vooral als ze niet of weinig vertrouwd zijn met archiveren, kan het lastig zijn om uitdagingen te voorzien en zich erop voor te bereiden. Maar door meer bewustzijn te creëren, kunnen ze de risico’s verminderen en hun duurzaamheid verbeteren.
De resultaten van het onderzoek van Ashna gelden dan ook niet alleen voor deelnemers van Het Inventarisatietraject, maar voor alle instellingen en makers die hun archieven willen inventariseren. Dus mocht je aan de slag willen met je archief, bekijk dan eens jouw situatie van het deelnemersprofiel.
Benieuwd naar het hele onderzoek van Ashna? Je leest het hier.
