Hoe bewaar je een maakproces? Wat leg je dan vast? Je kunt niet elke seconde opnemen, en een camera in de repetitiezaal heeft best wel impact. Hoe kun je alsnog iets bewaren? En waarvoor zou je dat doen? Tijdens het eerste Documenteren voor Dummies Webinar van Podiumkunst.net ging Guido Jansen in gesprek met Sara Örtel, research associate bij de Akademie der Künste in Berlijn en cabaretier Heleen van der Donck. Zij deelden hun tips, tricks en inspirerende good practices om je op weg te helpen met productie documentatie.
Het documentatiearchief van Akademie der Künste
De Akademie der Künste heeft een uitgebreid archief van kunstwerken en documentatie, wat het tot een waardevolle bron maakt voor kunstonderzoek en het behoud van cultureel erfgoed. Sara Örtel legt uit wat het documentatiearchief van de academie inhoudt en welke elementen worden vastgelegd. ‘‘De documentatie volgt het chronologische proces van een productie, van voorbereiding tot uitvoering. Niet alleen uitvoeringen worden dus vastgelegd, maar ook het maakproces. Hierdoor kunnen onderzoekers en kunstliefhebbers een diepgaand inzicht krijgen in hoe een kunstwerk tot stand is gekomen.’’
De documentatiearchieven bieden een schat aan informatie voor onderzoekers, makers, studenten en journalisten die op zoek zijn naar inzicht in de ontwikkeling van podiumkunsten.
Het documenteren van een maakproces
Het documenteren van een maakproces kan een waardevolle bron zijn voor toekomstige generaties. Cabaretier Heleen van der Donck ziet haar persoonlijke documentatiearchief voornamelijk als waardevolle bron voor zichzelf. ‘‘Archiveren is voor mij geen manier om mijn cultureel erfgoed over te dragen op de toekomst, maar een hulpmiddel om mijn artistieke proces te organiseren. Als kunstenaar zit het voordeel van documenteren voor mij voornamelijk in het putten van inspiratie uit mijn eigen materiaal en het stroomlijnen van mijn maakproces.’’ Heleen maakt zowel aantekeningen als opnamen om haar creatieve proces te documenteren. ‘‘Ik gebruik graag de audio-opnamemodus van mijn telefoon wanneer ik in mijn oefenruimte werk, samenwerk met mijn regisseur, feedbacksessies of andere belangrijke momenten heb. Daarnaast maak ik aantekeningen. Omdat ik nooit alles kan opschrijven, is zo’n opname ongelooflijk handig. Ik download na afloop direct het bestand en zet het op de juiste plek in mijn opslagsysteem zodat ik het makkelijk terug kan vinden.’’
Wat documenteer je?
Sara benadrukt dat documentatie niet één uniforme aanpak heeft. Het hangt af van de aard van de productie en de benadering van de kunstenaar(s). ‘‘Discussies, improvisatie en de gedachten van regisseurs kunnen belangrijk zijn voor het documenteren van het creatieve proces, maar dat verschilt per productie. Wanneer je documenteert voor je persoonlijke archief, kan je ervoor kiezen om meer te focussen op het algemene productieproces in plaats van de details.” Sara vertelt dat de Akademie der Künste voor elke productie iemand aanneemt die de hele productie documenteert. Deze productiedocumentaties bestaan volgens haar doorgaans uit twee hoofdcategorieën materiaal:
- Een systematische verzameling van materialen gerelateerd aan de productie, zoals aantekeningen, concepten, scripts, dramaturgisch materiaal, foto’s, audiovisuele opnamen, pr-materiaal en recensies.
- Aantekeningen die specifiek zijn gemaakt als onderdeel van het documentatieproces, als een registratie van het proces zelf.
Omdat niet iedereen de tijd of middelen heeft om alles te documenteren, geeft Sara de tip om bepaalde scènes goed te documenteren. ‘‘Je kan je concentreren op één of twee belangrijke scènes van het werk. Dan documenteer je de ontwikkeling van die scènes van startpunt tot de uiteindelijke productie. Zo kan je de aanpak laten zien aan buitenstaanders, maar hoef je niet alles te documenteren.’’
Wat gooi je weg?
Heleen vertelt dat ze altijd zo veel mogelijk bewaart. ‘‘Ik beschouw alles als potentieel waardevol, met name de feedback op het materiaal en uiteraard het materiaal zelf. Als ik bijvoorbeeld vijf demo’s heb en er weinig verschil is tussen drie ervan, dan kunnen er een paar weg. Maar als er een demo is die aanzienlijk verschilt van een andere, dan wil ik beide versies houden. Ik heb wel eens heel laat in een proces een nummer herschreven en opnieuw gecomponeerd. Toen heb ik de originele compositie ook bewaard omdat ik die in de toekomst wil kunnen hergebruiken.’’ Volgens Sara is het heel persoonlijk wat je wel of niet weggooit. ‘‘Ik heb nauw contact met de mensen die de productiedocumentatie uitvoeren. Zij nemen de beslissing over wat ze willen bewaren en wat niet. Dat kan ik niet voor ze doen, omdat ik niet bij de productie betrokken ben.’’
Categoriseren als sleutel tot toegankelijke bestanden
Heleen werkt ‘in de Cloud’ om haar documentatieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. ‘’Ik maak gebruik van Google Drive. Daardoor heb ik altijd toegang tot mijn bestanden. Dingen op de juiste plaats hebben in je archief is minstens zo belangrijk als de dingen die je erin kunt vinden. Dus ik zorg er ook voor dat mijn Cloud goed georganiseerd is. Als je iets niet kunt terugvinden, is het namelijk nogal nutteloos om het te bewaren.’’
Om haar documenten goed terug te vinden, categoriseert Heleen ze. ‘‘Eerst splits ik het materiaal op in artistiek- of productie-gerelateerd materiaal. Daarna categoriseer en subcategoriseer ik het materiaal, zodat het precies in de juiste map staat. Door bestanden in de juiste categorieën te plaatsen kan ik ze gemakkelijk terugvinden. Ik vind het heel belangrijk om bestanden goed op te slaan, door ze titels te geven die duidelijk maken wat het is. Bijvoorbeeld repetitie01_RegisseurA_DDMMJJJJ. Dat vergt slechts een kleine tijdsinvestering, maar bespaart je in de toekomst aanzienlijk tijd omdat je het bestand dan heel makkelijk kan terugvinden. Zo bouw je je archief, terwijl je erin werkt.’’ Volgens Sara is dit een goede aanpak. ‘‘Het is fijn als je gestructureerd te werk gaat, zo kunnen archiefinstellingen in de toekomst je materiaal heel makkelijk in bewaring nemen. Daarnaast creëer je daarmee veel overzicht voor jezelf.’’
Bij het maken van een mappenstructuur, is het belangrijk dat je het doet op een manier die voor jou goed werkt, want alleen zo kan je het volhouden.
Wat betreft archivering, botst productiedocumentatie vaak met conventionele archiveringsregels. In de regel vergaren archieven gevonden materialen, terwijl productiedocumentatie met haar systematische benadering voor documentatie en de aantekeningen over het proces (als onderdeel van de productiedocumentatie) doelbewust wordt gemaakt om het archief te verrijken. Deze documenten bieden waardevolle context voor makers, onderzoekers en buitenstaanders die het materiaal moeten begrijpen en hergebruiken. Het documenteren van een creatief proces biedt inzicht in de ontwikkeling van een werk, artistieke benaderingen en de culturele context. Het doel is niet beperkt tot het documenteren van het verleden, maar strekt zich uit tot het inspireren van de toekomst.
Benieuwd hoe je gebruik kan maken van gestandaardiseerde metadata om je archieven doorzoekbaar te maken en te verbinden met andere archieven? Je kunt alle Archiveren voor Dummies webinars hier terugkijken of -lezen. Je kunt ook jouw archiefvraag doorsturen naar loket@podiumkunst.net. Houd vooral ook de agenda in de gaten voor de achtste sessie uit de Archiveren voor Dummies reeks.
