Carrières volgen over gezelschappen heen en rode lijnen ontdekken tussen verschillende choreografieën. Door archieven en collecties te verbinden wordt het mogelijk om nieuwe verbanden te vinden en kruisbestuivingen te ontdekken. Metadata vormt daarvoor de sleutel. Via gestandaardiseerde beschrijvingen kunnen bijvoorbeeld registraties op verschillende locaties naar elkaar verwijzen. Hoe bereid je je hierop voor? Welke informatie moet je hiervoor bijhouden, en hoe pak je dat aan?
Guido trof Brandy Sanmoeradi, archivaris bij Scapino Ballet Rotterdam én archiefcoach voor Het Archieftraject, en informatiearchitect Remco de Boer om antwoord te krijgen op deze vragen. Samen bespraken ze welke stappen collectiehouders kunnen zetten om de metadata van hun archief voor te bereiden.
Wat is metadata?
Remco vertelt dat metadata data over data is, wat betekent dat het gegevens zijn die karakteristieken van andere gegevens beschrijven. Dit legt hij uit aan de hand van een video over een aankomende voorstelling van Scapino Ballet: Song of the Dark Forest. ‘‘Er valt best wat te zeggen over die video. Je kunt hem typeren, het is een video, we weten hoe lang de video duurt, namelijk één minuut en 54 seconden, we weten wie de maker ervan is, Scapino Ballet, en we weten dat de video in zijn geheel betrekking heeft op het werk ‘Song of the Dark Forest’. Je kunt rondom de video dus allerlei beschrijvende informatie opvoeren. Het is die beschrijving die we metadata noemen’’
Niveaus van metadata
Remco benoemt dat dit niet stopt bij deze ene video. De metadata rondom de video is weer verbonden met andere metadata. Om dit uit te leggen gaat Remco een niveau verder, namelijk naar de productie van ‘Song of the Dark Forest’. ‘‘Als we de productie zelf centraal stellen, zien we al snel dat we daar een schat aan informatie over hebben. We weten wie het concept heeft bedacht, namelijk Serge van Veggel. De titel van het werk is ‘Song of the Dark Forest’. Bovendien bevat het muziek van diverse componisten. Rondom deze productie van Scapino Ballet is ook een hele speellijst met verschillende voorstellingen waar weer andere actoren bij horen.’’ Om die reden is het volgens Remco heel belangrijk om naar verschillende niveaus van beschrijving te kijken. ‘‘Want bij één productie heb je meerdere voorstellingen.’’ licht Remco toe.
Metadata gaat uiteindelijk over het beschrijven van de informatie die je in je archief hebt. Dat zijn zowel de fysieke objecten als objecten die niet fysiek zijn. Een video bijvoorbeeld, die wel degelijk ook beschreven moet worden om het vindbaar te maken.
De meerwaarde van gestandaardiseerde beschrijvingen
Om ervoor te zorgen dat archieven toegankelijk kunnen worden gemaakt en er verbindingen kunnen worden gelegd met andere archieven, moet er volgens Remco gebruik worden gemaakt van standaarden. Die standaarden zijn vaak onderdeel van wat we een datamodel noemen. Podiumkunst.net werkt met het RDA-model. Remco legt uit: ‘‘Het RDA-model is een model dat in de breedte toepasbaar is voor de podiumkunsten. Wanneer je gebruikmaakt van standaarden, worden verschillende collecties op een gelijkvormige manier beschreven, daardoor kunnen uiteindelijk al die verschillende archieven met elkaar verbonden worden. En dat is echt het ultieme doel van Podiumkunst.net. Dan kan je bijvoorbeeld informatie over Song of the Dark Forest of over Serge van Veggel vinden die in een ander archief ligt opgeslagen.’’
Standaarden zijn volgens Brandy heel nuttig in het beschrijven van het archief. ‘‘Als je bepaalde standaarden kunt gebruiken, dan hoef je er zelf niet meer over na te denken, want dan weet je dat het al afgestemd is met andere podiumkunstgezelschappen en informatiespecialisten. Dan kan je meer focussen op je dans of op je creatie. Ik vind het jammer als het archief een secundaire plek krijgt in de dienstverlening omdat de technische kant van archiveren ingewikkeld oogt. Als je gewoon begint dan leer je stapsgewijs wel hoe het werkt.’’
Een schat aan dans- en cultuurgeschiedenis metadateren
Brandy vertelt dat Scapino Ballet in 2025 haar 80-jarige bestaan viert. Gedurende die tijd heeft Scapino een grote collectie opgebouwd die niet alleen de geschiedenis van de dans in Nederland weerspiegelt, maar ook de geschiedenis van Nederland en haar stedelijke ontwikkeling. Maar ook tijdsbeelden op het gebied van digitale innovatie. ‘‘Wij hebben echt alle denkbare dragers in huis vanaf 1945. Dat varieert van Revox banden tot ouderwets papier, maar ook dvd’s en videobanden.’’ Brandy werkt met die archieven en is aan het uitzoeken hoe ze deze toegankelijk kan maken. ‘‘Mijn collega en voormalig dramaturg bij Scapino Ballet heeft al een hele grote batch bekeken en beschreven. Dat heeft ze gedaan vanuit het perspectief van de afdeling artistieke productie, met beschrijvingen van waar bepaalde dansers staan bijvoorbeeld en de hoek van de camera. Voor het gezelschap is dit heel nuttig, maar ik probeer er weer een draai aan te geven om het voor het bredere publiek toegankelijk te maken.’’
DIY: Hoe kan ik zelf metadateren?
Brandy en Remco leggen kort uit hoe een collectiehouder kan beginnen met metadateren. ‘‘Begin gewoon’’ zeggen ze allebei. Brandy licht toe: ‘‘ondanks dat het eng kan zijn en onbekend is. Beginnen is de sleutel. Als je begint is het belangrijk om een goede structuur op te zetten voor je archief en je metadata.’’ Volgens haar kunnen collectiehouders beginnen met een eenvoudige Excel-spreadsheet, maar uiteindelijk kan het nuttig zijn om een overstap te maken naar een specifiek collectiebeheersysteem dat geschikt is voor archiveren volgens de RDA-methode en Linked Open Data-principes. ‘‘Dit helpt bij het organiseren, beschrijven en delen van je archief op een gestandaardiseerde manier.’’
Belangrijke stappen om te overwegen bij het inventariseren en metadateren van het archief zijn volgens Brandy en Remco:
- Identificeer welke metadata-elementen essentieel zijn voor jouw archief en pas deze toe. Dit kunnen bijvoorbeeld de volgende entiteiten zijn: betrokken personen, producties, locaties, speeldata, titels enzovoort. Dit vormt de kern van je archiefbeschrijving. Wanneer je deze metadata-elementen hebt geïdentificeerd, kan je beginnen met beschrijven.
- Denk na over de behoeften van mogelijke gebruikers van je archief en wat voor informatie zij nodig hebben. Dit kan je helpen bij het prioriteren van de beschrijving van bepaalde aspecten van je archief. Zoeken mensen bijvoorbeeld voornamelijk foto’s op basis van een specifieke danser? Of op basis van in welke productie ze dansten? Dan moet je die informatie – naam danser of naam productie – wel bewaard hebben bij de foto’s.
- Maak afspraken over hoe je je archief gaat saneren en up-to-date houden. Dit kan onder andere betekenen dat je een selectiebeleid opstelt, waarin je vastlegt welke materialen bewaard moeten blijven en welke kunnen worden verwijderd.
- Werk samen met collega’s en zoek experts op op het gebied van archivering en Linked Open Data, om de good practices en standaarden te begrijpen en toe te passen. Stel een vraag aan een KIA community of neem een kijkje op de websites van Netwerk Digitaal Erfgoed, AVA_Net of DEN om meer te leren over digitalisering.
Brandy sluit af door te zeggen dat ‘‘Hoe meer je leert en groeit in je archiveringsproces, hoe beter je je archief kunt beheren en waardevolle informatie kunt delen met anderen binnen en buiten je organisatie. Het kan in het begin overweldigend lijken, maar met de juiste begeleiding en stapsgewijze aanpak kun je je archief op een consistente en waardevolle manier opbouwen. Je doet het voor de mensen met wie je nu werkt en voor wie je nu diensten levert, maar ook voor degenen die voor jou leefden en degenen die na jou zullen komen.’’
Een archief is eigenlijk een soort ode aan mensen, voor mensen, door mensen.
Benieuwd hoe je gebruik kan maken van gestandaardiseerde metadata om je archieven doorzoekbaar te maken en te verbinden met andere archieven? Je kunt alle Archiveren voor Dummies webinars hier terugkijken of -lezen. Je kunt ook jouw archiefvraag doorsturen naar loket@podiumkunst.net. Houd vooral ook de agenda in de gaten voor de achtste sessie uit de Archiveren voor Dummies reeks.
