Over de reeks De Schatbewaarders
Wie zorgt er voor het archief? Een groeiende trend in de podiumkunsten is de opkomst (of terugkeer) van archivarissen bij gezelschappen, orkesten en festivals. Podiumkunst.net ging in gesprek met deze ‘schatbewaarders’. Wie zijn ze, wat doen ze en waarom zijn ze zo belangrijk? In dit artikel spreekt Guido Jansen met Rosie Smith van ITA.
Wie ben je en waar kom je vandaan? Wat voor opleiding heb je gedaan?
Ik ben Rosie Smith en werk nu als de archivaris bij ITA. Ik kom uit Engeland en ben vijf jaar geleden naar Amsterdam verhuisd. Ik ben hier gekomen om de Master Archief- en Informatiewetenschap (Archival and Information Studies) te volgen aan de Universiteit van Amsterdam. Voor mijn masters werkte ik voor één jaar als Trainee bij de Borthwick Institute for Archives, waar ik veel praktische archief vaardigheden heb geleerd. Tijdens mijn Master liep ik stage bij de Nationale Opera & Ballet, en daar ben ik verliefd geraakt op theaterarchieven.
Waardoor kwam dat?
De objecten die we daar vonden, die zijn zo mooi! De affiches, de foto’s… Ik vind ballet heel leuk en dan is het geweldig om daar mooie foto’s van te vinden. Ook kwamen er personen op de foto’s voorbij die ik herkende, zoals Margot Fonteyn en Audrey Hepburn.
Het is vrij nieuw dat er bij de Nationale Opera & Ballet iemand aan het archief werkt. De archivaris daar, Henrik Lillin, werkt daar nu zeven jaar aan. Omdat er nog niemand aan had gewerkt, vonden we steeds nieuwe dingen, waaronder materiaal dat onder het podium was opgeborgen. En dat is hetzelfde bij ITA. Ik ben daar de eerste officiële archivaris, en ik vind daar elke dag nieuwe dingen.
Wat zijn dingen die je van Henrik hebt geleerd?
Dat archieven niet altijd het belangrijkste zijn voor een gezelschap. Als je werkt voor een overheidsarchief, dan werk je met een team dat allemaal aan het archief werkt. Binnen het theater ben je één persoon, jij bent de hele afdeling, en het archief is niet de focus van de hele organisatie. Van Henrik heb ik geleerd wanneer het belangrijk is om voor je doel te gaan, en wanneer je eventjes het beste kunt wachten. Choose your battles. Iets anders dat ik van hem heb geleerd is dat je niet alles tegelijkertijd kunt doen. Wanneer je begint met een nieuw archief is het een enorme klus! Je moet dus een prioriteitenlijst maken.
Je kunt niet alles tegelijk doen. Als je begint aan een nieuw archief, dan moet je prioriteiten opstellen.
Wat doe je eigenlijk als je aan het werk bent? Hoe ziet jouw dag eruit?
Normaal gesproken heb ik drie of vier projecten die ik tegelijk doe. We hebben veel fysieke dingen in de kelder, dingen uit de tijd van Toneelgroep Amsterdam maar ook de Stadsschouwburg. Ik ben bezig dat nu op orde te brengen en daarvan een catalogus te maken. We hebben ook veel dubbels, soms zelfs 40 of 50 exemplaren van dezelfde poster. Ik bewaar er dan twee en de rest gaat weg. Op kantoor werk ik samen met de mensen van de depot aan een inventaris van alle spullen die we rondom een productie hebben, een overzicht dat ook voor hen werkt. Daarin vind je al het materiaal van een voorstelling, zoals decor, kostuum, rekwisieten, alles. En als laatste werk ik aan een bewaarbeleid en een archiefplan.
Wat is het verschil tussen een bewaarbeleid en een archiefplan?
Het bewaarbeleid is een onderdeel van een archiefplan. In het bewaarbeleid houd je bij wat je bewaard en waar voor zowel het fysieke als het digitale archief. In je archiefplan beschrijf je ook waarom en hoe je het bewaard, zodat je aan andere mensen kunt uitleggen wat jullie systeem daarvoor is. En je bespreekt erin wat je met het archief doet. Is het toegankelijk voor publiek? Kunnen mensen komen kijken? Maken we er een tentoonstelling mee?
We hebben eigenlijk drie archieven: het gebouw, Toneelgroep Amsterdam en nu dus ITA.
Wat zijn unieke dingen die we in jullie archief kunnen vinden?
Mijn favoriete stuk is een krant met een artikel daarin over de Stadsschouwburg die in brand stond. Dit is gebeurd in 1890, en er zitten kleine gaatjes in het papier. Als je de krant voor een licht houdt, dan lijkt het alsof de Stadsschouwburg nog steeds aan het branden is. We vinden ook nog steeds nieuwe dingen. Een paar weken geleden is er iemand naar mij toe gekomen met een doos vol met oude glasplaten. Ze zijn zwart geverfd en werden als filters voor lampen gebruikt, zodat je decor kon projecteren. Ze waren, denk ik, gemaakt door de Nationale Opera in de jaren vijftig en zestig. Die zijn heel cool!
Hoe past archiveren in het reilen en zeilen van ITA? Hoe is of wordt het onderdeel van de dagelijkse werkpraktijk?
Mijn collega’s werken in de toekomst. Ze werken nu aan het seizoen 2023-2034 of 2024-2025. Terwijl ik in het verleden werk, ik werk nog in 2021-2022.
Dat kan misschien best lastig zijn. Hoe is het om samen te werken met de andere afdelingen?
Dat gaat juist best goed! De mensen bij ITA zijn blij dat ik er ben. Ik denk dat de meeste van hen hebben gezien dat zij een archivaris nodig hebben. Nu is alles nog een beetje ingewikkeld georganiseerd en doet elke afdeling het op zijn eigen manier, we gooien niks weg, we bewaren veel te veel. En de afdelingen werken graag met mij samen om hier orde in te brengen.
Hoe help je hen dan?
Mijn intentie is om één locatie in te richten waar iedereen intern in kan voor het bewaren van materiaal nadat een productie afgelopen is. Ik werk nu aan een bewaarbeleid: wat moeten we van elke productie bewaren en wat kan je weggooien? En ik hoop dat ik daarmee al wat meer ruimte op onze server maak. Mijn idee is nu om alles per voorstelling te organiseren, maar dan kom ik een aantal afdelingen tegen die niet per voorstelling werken, zoals gebouwbeheer. Zij hebben hun eigen projecten. Ik help hen dan met het bedenken van een systeem voor hun archief, en dat iedereen toegang heeft tot alles. Om te voorkomen dat er per ongeluk aanpassingen worden gedaan, wil ik zo veel mogelijk in pdf bewaren.
Is dat niet heel statisch? Wat als je een voorstelling herneemt? Dan wil je dingen kunnen aanpassen.
Wat het meeste opnieuw wordt gebruikt bij een herneming is het script. De mensen die het script gebruiken, zoals ook de licht- en geluidstechnici, die schrijven op het script zelf. De technici werken soms op een iPad of tablet en dan kunnen ze digitaal kanttekeningen maken. En de meeste mensen printen het script, en werken dan gewoon met pen. Dus in de praktijk is het statisch bewaren niet echt een obstakel. En aan het eind van de productie scannen we al deze scripts met aantekeningen, zodat we die digitaal hebben.
Het archief heeft dus ook een heel praktisch nut voor jullie? Omdat jullie een repertoiregezelschap zijn, kunnen jullie met behulp van het archief voorstellingen makkelijk hernemen?
Ja, we maken een onderscheid tussen de ‘blauwe dozen’ die we nu gebruiken voor voorstellingen, die liggen bij de techniek afdeling. En we hebben de ‘blauwe dozen’ die we niet meer uitvoeren, die gaan naar de kelder, maar kunnen over een paar jaar weer terugkomen als die stukken weer gespeeld gaan worden.
Het is ook belangrijk om het nu te verzamelen. Want morgen is het al geschiedenis.
Hoe lang ben je bezig met het archief?
Ik denk dat ik wel twee jaar nodig ga hebben om de kelder op orde te brengen. En het opzetten van het digitale archief zal wel langer duren. Ik kan het opzetten, maar daarna heb ik de hulp van mijn collega’s nodig om het te vullen en bij te houden. Dus wanneer we helemaal klaar zijn, dat kan ik niet zeggen. En dan werk ik vijf dagen in de week voor ITA.
Zouden andere gezelschappen ook met archiveren bezig moeten zijn volgens jou?
Oh ja, natuurlijk! Elk gezelschap zou een archief moeten hebben. Of ze nu al een lange tijd bestaan en het daarom belangrijk is hun geschiedenis te bewaren. Of dat ze juist heel nieuw zijn en daarmee willen documenteren wat ze doen, het ontstaansproces, zodat mensen weten hoe dat is gegaan. Het archief van ITA is een klein stukje van het verhaal van het theater in Nederland. Om een beter beeld te krijgen, hebben we alle archieven nodig.
