Oej, de foto’s zijn aan het verkleuren. Het zou handig zijn als ik ze digitaal had, dan kan ik ze ook makkelijker weer gebruiken! Maar hoe pak ik zo’n klus aan?
Guido Jansen van Podiumkunst.net treft Tineke Fopma van theatergezelschap Tryater en digitaal erfgoedcoach Nynke Kuipers van Stichting Erfgoed & Publiek in Tryater om te praten over het digitaliseren van het foto-archief. Zij vertellen ons over digitaliseren, leren ons hoe we het zelf kunnen doen of hoe we het kunnen uitbesteden en geven ons tips over de manieren waarop we digitale foto’s handig kunnen verwerken en bewaren.
Waarom digitaal bewaren?
Volgens Tineke is het belangrijk om foto’s digitaal te bewaren. “Zo kunnen ze voor een breder publiek toegankelijk worden gemaakt.” Nynke voegt daaraan toe dat het voordeel van digitaal bewaren is dat ze makkelijker kunnen worden teruggevonden en dat de foto’s dan behouden blijven. “Fysiek materiaal kan vergaan, foto’s kunnen vergelen of verkleuren, ook is er risico voor waterschade, schimmels, beestjes, of in ergere gevallen kan er brand uitbreken. Zo kunnen er veel dingen gebeuren waardoor materialen verloren gaan. Dan is het heel fijn als je de materialen op een toegankelijke manier digitaal bewaart.” vertelt Nynke. Dit betekent volgens haar niet dat de analoge materialen na digitalisering moeten worden weggegooid. “Dat zou ik persoonlijk echt heel jammer vinden, want er is niets zo charmant als lekker ouderwets door een fotoboek bladeren. Fysiek materiaal geeft daarbij ook vaak een beter tijdsbeeld.”
Een berg aan materiaal: hoe breng je structuur aan?
Volgens Nynke is het beeld van ladekasten en mappen vol foto’s voor iedereen herkenbaar. Deze berg aan materiaal kan overweldigend aanvoelen, waardoor het moeilijk lijkt om ermee aan de slag te gaan. Om ervoor te zorgen dat deze taak behapbaar wordt en de gedigitaliseerde foto’s gemakkelijk vindbaar zijn, is het praktisch om systematisch te werk te gaan. “Je kunt bijvoorbeeld werken op basis van jaartal digitaliseren. Een andere optie is om per voorstelling te werken. Sommige voorstellingen strekken zich uit over meerdere jaren. Op deze manier blijft het overzichtelijk en kun je het gemakkelijker overdragen aan vrijwilligers, stagiaires of andere collega’s. Bovendien kun je de foto’s meteen digitaal opslaan in een specifieke map voor die gebeurtenis of dat jaartal. Daarvoor heb je best wat kennis over de foto’s nodig, omdat je moet weten waar ze over gaan.”
Tineke vertelt dat Tryater de digitale foto’s in een mappenstructuur heeft gezet, waarbij ze per productie gesorteerd zijn. De analoge foto’s liggen veelal door elkaar heen. Om dat te sorteren geeft Tineke de tip om de foto’s te nummeren en deze nummers in een Excel lijst te plaatsen. “Zo weet je precies welke informatie bij welke foto hoort en waar je die foto kunt vinden.” zegt Tineke.
Een systeem kiezen
Nynke geeft nog een tip voor het voorbereiden van het digitaliseringsproces. “Bedenk alvast in wat voor systeem je de informatie op wilt slaan. Vraag jezelf of je informatie in Excel gaat zetten, of in een programma zoals Filemaker. Probeer je plan daarbij ook vast te leggen.” Dat hoeft volgens Nynke geen ellenlang verhaal te zijn, maar daarin moet wel worden samengevat welke stappen je gaat doorlopen en welke tactiek je hanteert voor het nummeren van de foto’s. “Het is handig als je je foto’s fysiek nummert en ervoor zorgt dat het fysieke nummer correspondeert met het digitale bestand. Bedenk die tactiek van tevoren, schrijf die op en leg die vast zodat je collega’s ook dezelfde tactiek kunnen hanteren.”
Het inscannen: scannen, resolutie en bestandskeuze
Wanneer je hebt vastgelegd wat voor tactiek je gaat hanteren, kun je beginnen met het scannen van de foto’s. Er is best een verschil tussen scanners. Het is handig om een scanner te hebben waarin je bepaalde instellingen kan regelen. Op het internet kun je informatie vinden over de beste foto scanners. Zo kan je achterhalen welk apparaat de juiste is voor je ambitie.” Het is het beste om de foto’s te scannen met een minimale resolutie van 600 dpi, omdat je dan voldoende pixels vastlegt om de foto te vergroten en te gebruiken voor drukwerk. Houd er echter rekening mee dat dit meer opslagruimte vereist.
Er zijn meerdere bestandsindelingen beschikbaar voor het opslaan van foto’s. PNG, JPEG en TIFF zijn drie bekende. TIFF is volgens Tineke en Nynke de beste bestandsindeling, omdat de beeldkwaliteit en het behoud van de pixels van het digitale bestand het beste blijft. Daarbij vragen vormgevers vaak om TIFF omdat ze daar meer beeldbewerking mee kunnen doen. “JPEG neemt aanzienlijk minder opslag in, maar is voor het preserveren van je digitale bestand niet top.” vertelt Nynke. Er zijn wel ontwikkelingen, sinds enkele jaren is er een nieuwe versie van JPEG genaamd JPEG 2000. “Dat is een JPEG bestand die dezelfde kwaliteit heeft als een TIFF maar veel minder opslagcapaciteit vraagt. Met nieuwe technieken kan je er dus voor zorgen dat je opslagcapaciteit minder belast wordt.”
Het materiaal terugvinden
Wanneer je het materiaal hebt ingescand, moet je het op zo’n manier opslaan dat het helder gestructureerd is en makkelijk kan worden teruggevonden. Daarom is het volgens Nynke belangrijk om van tevoren na te denken over de structuur. “Sorteer het bijvoorbeeld op jaartal en geef de bestanden vervolgens een volgnummer. Of hanteer een andere structuur die goed voor jou werkt. Het is belangrijk dat je bestandsnaam duidelijk aangeeft om welke foto het gaat. Zo kan je makkelijk je archief doorspitten.”
Uiteindelijk moet elke foto worden ingescand. Het scannen zelf blijft handwerk. Maar volgens Tineke kan het scannen wel worden uitbesteed. Als je dat doet, dan is het vooral belangrijk om duidelijke afspraken te maken over hoe je de bestanden terug wilt krijgen. “Je kunt bijvoorbeeld alvast afspraken maken over bestandsnamen. Daar help je jezelf enorm mee.” vertelt Tineke.
Je kunt het scannen door iemand anders laten doen. Maar dan moet je wel zelf invoeren wie en wat er op de foto staat, omdat je het moet kunnen terugvinden. Dan doe je het beschrijven en inscannen dus apart.
In de erfgoedsector wordt volgens Nynke veel gewerkt met registratiesoftware. Die programma’s bieden veel mogelijkheden voor het vindbaar en toegankelijk maken van je materiaal. In de podiumkunstensector is die software niet altijd nodig, maar het is wel handig om je materialen ergens te registreren. “Je wilt sowieso weten wie de fotograaf is, wie er op de foto staan, welke productie het was, wie aan de productie hebben meegewerkt en wanneer het plaatsvond. Dit kan je in een Excelbestand registreren. Wanneer je je collectie toegankelijk wilt maken, kun je vanuit een Excel makkelijk een stap zetten naar het creëren van linked data. Als je het netjes in kolommen zet, dan kom je al een heel eind.”
Duurzaam bewaren
Het duurzaam opslaan van je materiaal gaat niet alleen over waar je het opslaat, maar ook over of het materiaal goed blijft. “Fotobestanden kunnen verouderen en daardoor niet meer geopend worden. Zorg er dan ook voor dat je vaak kijkt of je bestanden nog goed zijn. Zorg daarnaast voor voldoende back-ups, of zet het in een cloud. Het belangrijkste is dat je niet afhankelijk bent van één computer. Als je informatie hebt die alleen op jouw laptop staat, zorg er dan voor dat je het ook op een externe harde schijf opslaat.” vertelt Nynke. Volgens Tineke maakt Tryater gebruik van een NAS-server. “Een NAS-server biedt een mooie oplossing voor goede risicospreiding.” Nynke geeft als laatste tip: ”Neem de tijd om het goed te doen. Het blijft handwerk. Maar als je het in een keer goed doet, dan heb je het voor altijd.”
Meer informatie
Nieuwsgierig naar het gesprek tussen Guido, Tineke en Nynke? Kijk dan het gehele webinar terug. Heb je vragen over hoe te starten met jouw digitale archief? Je kunt alle Archiveren voor Dummies webinars hier terugkijken of -lezen. Je kunt ook jouw archiefvraag doorsturen naar loket@podiumkunst.net. Houd vooral ook de agenda in de gaten voor de zevende sessie uit de Archiveren voor Dummies reeks.
