Dat je iets digitaal hebt opgeslagen betekent helaas nog niet dat dit op de langere termijn goed bewaard blijft. Hoe zorg je ervoor dat digitaal archiefmateriaal bruikbaar blijft én dat je het eenvoudig kunt vinden? Antwoorden op deze vraag werden gegeven tijdens de tweede Archiveren voor Dummies sessie: Digitaal vergaat niet, toch? Duurzaam digitaal bewaren op woensdag 29 juni.
Lees hier de tips en tricks om je digitale archief duurzaam in te richten terug van Tamara van Zwol, manager Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), en neem een kijkje in het gestructureerde digitale archief van Maas Theater en Dans met Sanne van der Velde.
Duurzaam toegankelijke informatie
Maar eerst, wat is ‘duurzaam bewaren’ nou eigenlijk? Duurzaam toegankelijke informatie is vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en bestand tegen veranderingen in de tijd. Om deze kenmerken in jouw digitale archief te realiseren krijg je ook met een aantal uitdagingen te maken. Je hebt bijvoorbeeld te maken met de veroudering van software en hardware. Wie kan de informatie op een floppydisk uit de jaren negentig bijvoorbeeld nog lezen op zijn huidige computer? Ken je de wensen en de kennis van je (toekomstige) gebruikers? Wat hebben zij nodig om jouw informatie te kunnen raadplegen? Daarbij zul je ook moeten investeren in praktische zaken zoals menskracht, kennis en budget voor goede opslag van je informatie. Maar waar begin je? Start met het maken van een plan: je zorgt voor duurzaamheidsbeleid in je organisatie.
Duurzame toegankelijkheid betekent niet: ‘ik heb al een archief en daar moet ik iets mee doen’. Eigenlijk wil je al nog voordat het ontstaat bedenken hoe je je archief inricht en ermee om wilt gaan.
Tips & tricks
Om digitale duurzaamheid te realiseren heeft Tamara daarbij een aantal praktische, cruciale en duidelijke tips, gebaseerd op de Levels of digital preservation van de NDSA :
Zorg voor twee volledige kopieën op verschillende locaties;
Documenteer alle opslagmedia waar materiaal is opgeslagen;
Plaats materiaal in een stabiele opslag;
Check of zorg voor informatie over de integriteit van het materiaal;
Controleer al het materiaal op virussen;
Bepaal welke mensen en software gemachtigd moeten zijn voor toegang tot de informatie;
Maak een inventarisatie van het materiaal: weet wat je in huis hebt;
Documenteer bestandsformaten en andere essentiële materiaalkenmerken.
Vergeet ook niet de meest waardevolle tool tot je beschikking; jouw netwerk. Er zijn talloze organisaties, cursussen, praktische tools en samenwerkingsverbanden die jou kunnen helpen bij het duurzaam digitaal bewaren van jouw collectie. Denk bijvoorbeeld aan:
Het Archieftraject van NADD en Podiumkunst.net
Cursus leren preserveren van VHIC en NDE
Data voor dummies van Erfgoed Leiden en Omstreken
Digitale kluis van Stichting Dynamisch Archief
Erfgoedkit van NDE
Levels of digital preservation van NDSA
Spoorboekje digitalisering van Landelijk Contact van Museumconsulenten en NDE
Toolbox en richtlijnen voor archief- en collectiezorg in de kunstensector van TRACKS
Wegwijzer duurzaamheidsbeleid van RCE en NDE
Digitale structuur
Volgens Sanne is de structuur van het archief van Maas Theater en Dans van groot belang voor de vindbaarheid en continuïteit binnen de organisatie. De digitale structuur is logisch, netjes en soort bij soort geordend. Daardoor blijft materiaal op de langere termijn goed vindbaar en makkelijk in te zetten, ook voor nieuwe collega’s en stagiaires. Sanne neemt ons mee door hun marketing archief en laat zien hoe zij hun mappenstructuur hebben ingericht.
Overzicht mappenstructuur Maas Theater en Dans.
De toekomstdroom van Sanne voor het archief? Het implementeren van metatags en overzichtsbestanden per productie. Op die manier kunnen ze op basis van de naam van een acteur alle foto’s terugvinden waar die op te zien is.
Zorg dat je het netjes houdt. Op het moment dat een nieuwe medewerker of stagiair ziet dat alles netjes is gestructureerd, dan nemen ze dit ook over.
Meer informatie
Download de presentaties van NDE en Maas Theater en Dans of kijk het gehele webinar terug. Heb je vragen over hoe te starten met jouw digitale archief? Stuur dan een mail naar loket@podiumkunst.net en houd de agenda in de gaten voor de derde sessie uit de Archiveren voor Dummies reeks.
